„Wann machst Du das eigentlich alles?“ Diesen Satz hören erfolgreiche Menschen sehr häufig von Menschen in ihrer Umgebung.

Der Grund hinter dieser Frage ist meist ganz einfach. Der Fragende hält den Gefragten für jemanden, der entweder ziemlich viel arbeitet oder mit sehr viel Talent oder gar etwas Übernatürlichem gesegnet worden ist. Meist trifft all das nicht zu. Vielmehr ist der Gefragte sehr produktiv und muss daher seinen Erfolg nicht mit weniger Zeit für Familie, Freunde und Hobbys „bezahlen“.

Wie das geht, darum geht es in dieser #healthyourself Kolumne.

Was bedeutet überhaupt Produktivitätssteigerung?

Seine Produktivität zu steigern bedeutet nicht, mehr zu arbeiten. Ziel ist es, die anfallende Arbeit in weniger Zeit zu erledigen, ohne dass die Qualität darunter leidet. Oder anders ausgedrückt: Pünktlich mit unserer Arbeit fertig werden, ohne schlechtes Gewissen, dass man am Tage die Zeit vertrödelt hat und aufgrund eigenem Zutun nicht fertig wird oder zu wenig schafft. Wir haben dem großen Begriff „Produktivitätssteigerung“ damit etwas Farbe gegeben und können uns nun besser vorstellen, was wir eigentlich wollen.

Techniken zur Produktivitätssteigerung

Um die nun definierte Zielsetzung zu erreichen, gibt es verschiedene Methoden und Techniken. Die meisten sind schon Jahrzehnte, wenn nicht Jahrhunderte bewährt und beruhen auf Prinzipien, die tief in uns verankert sind.

Tic Toc

Die Tic Toc Methode ist eine von Rafael Frenk geprägte Produktivitätstechnik und basiert darauf, den Tag mit Deinen am schnellsten zu erledigenden To-Do’s zu starten. Du erhältst damit früh am Tag viele kleine Erfolgserlebnisse und Dopmainausschüttungen. Die Chance, dass Du in einen Flow kommst und spielend zu den großen Aufgaben gelangst, steigt damit enorm.

Im Grunde ist dies das Gegenteil von „eat the frog“, bei dem wir die unangenehmste und oft auch wichtigste Arbeit zuerst erledigen. Dabei ist die Hürde, überhaupt anzufangen, jedoch größer als bei der Tic Toc Methode.
Aber wo kommt nun das Tic Toc her? Mit dem Ticken einer Uhr. Auf Deiner To-Do-Liste für den Tag hast Du am Abend zuvor nicht nur Deine Aufgaben notiert, sondern auch die von Dir geschätzte Zeit, die Du dafür benötigen wirst. Mit einer Uhr stoppst Du nun Deine Zeit und siehst, wie viel Zeit die Aufgabe tatsächlich beansprucht. Damit bekommt Dein Arbeitsalltag zusätzlich noch einen kleinen Gaming-Faktor, weil Du versuchst, die Zeit zu unterbieten. Wir mögen doch alle Spiele, oder?

Dass überhaupt eine To-Do-Liste besteht, habe ich an dieser Stelle einmal vorausgesetzt.

30 Minuten – Stop oder 45 Minuten – Stop

Wir haben alle nur eine begrenzte Aufmerksamkeitsspanne. Unser Gehirn braucht Pausen. Niemand kann zu 100 % produktiv 8 Stunden durcharbeiten. Auch mit der Tic Toc Methode fällt es vielen Menschen schwer, von Arbeitsbeginn bis zur Mittagspause ohne Pause durchzuarbeiten. Wie so oft, führen auch hier kleine Schritte zum Erfolg – der gewünschten Produktivität. Statt also gleich 100 % Produktivität von Dir selbst zu fordern, gehst Du erst einmal kleine Schritte. Du setzt Dir eine Zeit fest, die Du ab sofort am Stück, ohne Unterbrechung und Ablenkung, arbeitest. Nach dieser Zeit ist eine fünf oder zehn minütige Unterbrechung erlaubt. Denkbare Zeiten für das ablenkungsfreie Arbeiten sind 30 bis 45 Minuten.

Auch hierbei kannst Du einen Wecker nutzen. Wenn es nun klingelt, fragst Du Dich: „Brauche ich gerade eine Pause, möchte ich mich ablenken oder kann ich konzentriert weiter arbeiten?“. Entweder nutzt Du nun Deine 5 Minuten Pause oder die Zeit läuft wieder von vorne und Du arbeitest erneut 30 oder 45 Minuten ablenkungsfrei und fokussiert.

Positiver Nebeneffekt: Du verbietest Dir nichts. Du darfst weiter zum Smartphone greifen, E-Mails checken, einen Kaffee oder Tee holen und natürlich auch auf Toilette gehen. Nur eben in den Pausen.

Feste Zeiten

Ist Dir das zu viel und Du möchtest lieber noch einen Schritt kleiner anfangen, dann nutze die folgende Methode. Was sind Deine größten Produktivitätskiller? Was lenkt Dich täglich ab? Bei mir waren und sind es auch hin und wieder noch immer die folgenden:

  • E-Mails abrufen
  • WhatsApp checken
  • Instagram checken – warum und wofür eigentlich?
  • Büromaterialien holen
  • Mit den Kollegen reden, weil ich ja noch unbedingt etwas erzählen wollte
  • etc.

Was hilft dagegen? Feste Zeiten. Führe feste Zeiten ein. Nicht nur für die typischen Ablenkungsmanöver unserer modernen Gesellschaft, sondern auch für Routinetätigkeiten, die während eines Arbeitstages immer mal wieder anfallen, aber nicht dringend sind! Ich wasche doch auch nicht peu à peu meine Kleidungsstücke, nachdem sie schmutzig geworden sind. Nein, ich habe einen festen Waschtag. Bei den meisten Menschen ist dies wohl der Samstag oder Sonntag. Warum habe ich dann keine festen Zeiten für den Abruf von E-Mails? Selbiges kannst Du auch für alle weiteren Tätigkeiten anwenden. Ich skripte Videos oder schreibe Blogartikel und Rechnungen an bestimmten Wochentagen und nicht immer mal wieder, wenn es gerade passt. Dies hilft, fokussiert und produktiv zu arbeiten, weil keine Wechsel in den Arbeitsprozessen den Flow stören.

Produktivitätssteigerung mithilfe von Kopfhörern

kopfhörer

Kopfhörer helfen extrem dabei, Dich zu fokussieren. Nutze dafür am besten sogenannte Baustellen-Kopfhörer. Diese bedecken das Ohr vollständig und schirmen zusätzlich Lärm von außen ab. Gleichzeitig zeigst Du mit Kopfhörern Deiner Umgebung: „Ich bin gerade nicht anzusprechen“. Mit Kopfhörern komme ich ganz automatisch in einen fokussierten und produktiven Arbeitsmodus. Ob Du dabei Musik hörst, ist Dir überlassen. Manche Menschen hören gerne ruhige Klaviermusik, Andere gar nichts. Ich persönlich lasse oft meine Spotify-Playlist durchlaufen, bei intensiven Denkaufgaben schalte ich sie aus und wechsele auf klassische Musik.

Produktivitätssteigerung durch Schlafen

Müdigkeit, fehlender Antrieb und wenig Energie sind weitere Produktivitätskiller, neben den bereits erwähnten Ablenkungen durch Social Media und Co. Viele Menschen haben ständige Müdigkeit bereits als notwendige Begleiterscheinung unserer modernen Gesellschaft abgetan und versuchen, „damit zu leben“. Das muss nicht sein. Schlaf ist kostenlos und hat unfassbar viele positive Effekte für unseren Körper. Es ist absolut fahrlässig, diese Ressource für mehr Produktivität außer Acht zu lassen. Denn auch im Bereich Schlaf ist mit nur ein wenig Disziplin und Wissen eine erhebliche Optimierung für jeden Menschen möglich. Aber dazu weiter unten mehr, wenn es um meine eigenen Erfahrungen zu mehr Produktivität geht.

Das waren nun nur einige Techniken und Methoden. Daneben gibt es noch viele weitere, etwa Meditation, die Du problemlos googlen kannst. Was Du aber siehst: Produktiv zu werden und zu bleiben kostet nichts – nur Disziplin und strukturiertes Vorgehen!

schlafonaut

Messung

Haben wir uns ein Ziel gesetzt, das wir mit bestimmten Techniken und Methoden erreichen möchten, müssen wir dieses auch messen können. Sonst ist es kein Ziel. Aber wie messe ich bitte meine Produktivität, gibt es dafür ein Thermometer?

Nein, aber es gibt drei sehr gute Indikatoren. Indikator Nr. 1 ist meist der Auslöser, überhaupt etwas für sein eigenes Produktivitätslevel zu tun.

Fehlende Zeit für Familie, Freunde und Hobbys

Wenn Du plötzlich (wieder) Zeit für Deine Liebsten und Deine Hobbys hast und nicht mehr ständig absagen musst oder Dinge verpasst, weil Du noch um 20 Uhr eine Tätigkeit im Büro erledigen musst, dann merkst Du schnell: Wow, ich bin produktiver werden. Die Techniken funktionieren. Ich schaffe meine Arbeit nun bis 18 Uhr und der letzte Tag, an dem ich um 20 Uhr im Büro war, ist schon 3 Wochen her.

Bei diesem Indikator ist Dein eigenes Empfinden und auch die Wahrnehmung Deiner Familie und Freunde, die Dich nun wieder öfter sehen, das Messinstrument für Produktivität. Es gibt natürlich auch messbare Indikatoren mit Zahlen – neben der oben erwähnte Tic Toc Methode.

Du schaffst Arbeit X nun in Zeit Y

Oft gibt es in Jobs größere Routinearbeiten. Arbeiten, die häufig anfallen, aber nicht unter die klassische Kategorie der Routineaufgaben wie E-Mails beantworten fallen. Ich meine damit größere Projekte, aber auch Blogartikel schreiben, einen Versicherungsfall bearbeiten oder Ähnliches. Für solche Tätigkeiten hast Du Erfahrungswerte, wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen. Du weißt, wenn eine solche Tätigkeit ansteht: Dafür brauche ich 3 Tage. Nach etwas Übung mit den oben genannten Produktivitätstechniken merkst Du mit der Zeit: Wow, ich schaffe diese Tätigkeiten nun in 2 Tagen.
Diese Art der Messung ist ähnlich der Messung der Tic Toc Methode.

Gefühl

Du kannst auch auf Dein Gefühl vertrauen. Wir müssen nicht immer alles messen können. In der Regel haben wir doch ein sehr gutes Gespür dafür, ob wir produktiv sind oder nicht. Schließlich wissen wir doch alle, wie uns Smartphones und Co. von der Arbeit aufhalten. Wenn es dann einmal über den längeren Zeitraum nicht der Fall ist, wirst Du selbst merken: Wow, so viel habe ich ja noch nie geschafft.

Meine Erfahrungen mit Techniken zur Produktivitätssteigerung

Ich bin niemand gewesen, der sich zum Ziel gesetzt hat: Ich möchte und muss ab jetzt produktiver werden. Stattdessen bin ich es geworden, während meiner Arbeit als Schlafexperte.

Fabian von BRAINEFFECT hat das Thema Schlaf in seiner Kolumne bereits aufgegriffen. Und ich kann ihm da nur beipflichten, wenn er die nächtliche Regeneration unseres Körpers als einen der wohl bedeutendsten Hebel zu mehr Leistungsfähigkeit bezeichnet. Ich habe dieselben Erfahrungen machen dürfen und mache sie noch immer – jeden Tag!

Wie kann Schlaf zu mehr Produktivität führen, fragst Du Dich nun vielleicht. Dieser Artikel ist schon sehr lange geworden – sorry for that – daher reiße ich die Themen nur einmal etwas an und mache Dir damit hoffentlich etwas Appetit für das Thema Schlaf.

1. Ausschlafen

Absoluter Standard in unserer Bevölkerung. Aber was passiert, wenn wir dies einmal unterlassen? Du stehst am Wochenende nun zwei bis drei Stunden früher auf und hast mehr Zeit als früher. Diese Zeit lässt sich produktiv nutzen, findest Du nicht?

2. Power Nap

Eine kleine Schlafeinheit von maximal 20 Minuten kann Dein Mittagstief hervorragend überbrücken. Die Folge: Du kannst am Nachmittag ebenso fokussiert arbeiten wie am Vormittag. Wäre das nicht cool?

3. Einschlafen

Du brauchst immer 30 Minuten und mehr zum Einschlafen? Vielleicht gehst Du deshalb sogar extra früh ins Bett, um auch auf Deine angestrebte Schlafdauer zu kommen. Das geht auch anders. Wenn Du Dich einmal intensiver mit dem Thema Einschlafen auseinandersetzt, kannst Du Deine Einschlafzeit ganz einfach auf 10 Minuten verringern. Die eingesparte Zeit nutzt Du für das Schreiben einer To-Do-Liste für den nächsten Tag und das Lesen eines Buchkapitels. Klingt das gut?

4. Schlafqualität

Wie ausgeschlafen fühlst Du Dich wirklich morgens? Du schläfst schon acht Stunden, aber so richtig erholt fühlst Du dich nicht? Dann geht es Dir wie den meisten. Viel Schlaf bedeutet nicht gleich guten Schlaf. Mit einer Verbesserung der Schlafqualität lässt sich einiges aus dem Schlaf rausholen. Damit steigerst Du gleichzeitig Dein Wohlbefinden und vor allem Dein Energieniveau, wie Du morgens in den Tag startest.

Ich hoffe, ich konnte Dir damit einen kleinen Einblick geben, dass Schlaf und Produktivität ein gut harmonierendes Team sind. Bei diesen kleinen Appetithäppchen muss es aber nicht bleiben. Wenn Du mehr über Deinen Schlaf erfahren möchtest, kann ich Dir mein Buch „Schlaf im 21. Jahrhundert“ ans Herz legen. Du kannst es hier erwerben: https://www.schlafonaut.de/buch oder Dich auf dem YouTube Kanal von Schlafonaut umsehen: https://www.youtube.de/schlafonaut
Ich freue mich auf Dich!

Fazit

Produktivitätssteigerung ist, wie so vieles im Leben, kein Hexenwerk. Stattdessen beruht es zumeist auf simplen Techniken, die wir im Zuge der „modernden Gesellschaft“ verlernt haben.

Dass wir eine Steigerung unserer Produktivität überhaupt als eine solche empfinden ist dem Status Quo geschuldet, der leider bei den meisten Menschen von Ablenkung geprägt ist. So wirken produktive Menschen als jene, die etwas Besonderes können. Das Gegenteil ist der Fall.

Ich hoffe, ich konnte Dir mit diesem Beitrag etwas ins Gewissen reden. Produktivitätssteigerung kann jeder. Alles, was Du dafür brauchst, liegt schon in Dir: Disziplin!

P.S. Solltest Du jetzt mit der folgenden Aussage kommen: „Aber, wenn ich meine Arbeit schneller erledige, bekomme ich von meinem Chef einfach mehr Arbeit“. Suche Dir bitte einen anderen Arbeitgeber, bei dem Dir die Arbeit Spaß macht und Deine Leistung gewürdigt wird oder mache Dein eigenes Ding!

Fabian Dittrich

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